Wanneer men de bezetting van een woning moet aangeven, een eigendomsverklaring moet controleren of een huur dossier moet indienen, is de reflex vaak om zich te verplaatsen of te bellen. De meeste van deze stappen kunnen echter vanaf een scherm worden beheerd, op voorwaarde dat men weet welke tools te gebruiken en in welke volgorde. De online vastgoeddiensten dekken inmiddels een breed scala, van kadastrale raadpleging tot huurbeheer, inclusief het indienen van bouwvergunningen.
Elektronische facturatie en LMNP: een verplichting die de situatie voor eigenaren verandert
Verhuurders van gemeubileerde woningen (LMNP en LMP) met een SIREN moeten in staat zijn om hun leveranciersfacturen in gestructureerd elektronisch formaat te ontvangen vanaf 1 september 2026. Deze verplichting gaat via een door de staat goedgekeurde dematerialisatiepartner, een accountant of een compatibele vastgoedsoftware.
Concreet kan men zich niet langer tevredenstellen met het opslaan van PDF’s in een dossier. Het gestructureerde formaat vereist een geautomatiseerde verwerking, wat betekent dat men een technische tussenpersoon moet kiezen voor de deadline.
Vanaf 1 september 2027 zullen verhuurders wiens verhuur daadwerkelijk onder de btw valt (bijvoorbeeld para-horeca) bovendien verplicht zijn om elektronische facturen uit te geven. Voor een eigenaar die één of twee gemeubileerde woningen beheert, maakt het gebruik van de vastgoeddiensten op Immorise het mogelijk om de geschikte tools voor deze soort wettelijke verplichting te identificeren.
Bezettingsverklaring en eigendomsverklaring op impots.gouv
De dienst Beheer Mijn Vastgoed, toegankelijk vanuit de persoonlijke ruimte op impots.gouv, centraliseert de bezettingsverklaring van woningen. Deze formaliteit betreft alle eigenaren, niet alleen verhuurders. Hierin wordt aangegeven wie elk goed bezet, op welke titel, en vanaf welke datum.
Dezelfde ruimte maakt het mogelijk om het kadastrale plan te raadplegen, een eigendomsverklaring aan te vragen en referentietransacties te zoeken. Deze documenten werden voorheen alleen verkregen via de gemeente of de dienst voor onroerend goed publiciteit.
Wat de tool dekt en wat niet
De online registratie werkt voor schenkingen en overdrachten van sociale rechten. Voor een klassieke verkoop blijft echter een bezoek aan de notaris verplicht. De fiscale tool vervangt de authentieke akte niet, maar vereenvoudigt de documentatieprocessen vooraf en achteraf.
- Raadpleging van het kadastrale plan en de percelen, zonder afspraak of verplaatsing
- Aanvraag van een eigendomsverklaring rechtstreeks vanuit de persoonlijke ruimte
- Zoeken naar recente vastgoedtransacties om een goed te schatten voor verkoop
- Jaarlijkse bezettingsverklaring, met verwerkingstijden die zijn geregeld door de procedure Services Publics+
Bouwvergunning online: gedematerialiseerde indiening en dossieropvolging
Sinds kort is het mogelijk om een aanvraag voor een bouwvergunning online in te dienen in een groeiend aantal gemeenten. Het speciale platform maakt het mogelijk om het dossier samen te stellen, aanvullende documenten bij te voegen en de voortgang van de behandeling te volgen zonder post.
Voor een eigenaar die een uitbreiding of een ingrijpende renovatie plant, bespaart deze dematerialisatie meerdere heen en weer ritten naar de gemeente. De reacties variëren op dit punt tussen gemeenten, waarbij sommige het systeem sneller hebben aangenomen dan andere.
Documenten die moeten worden voorbereid voor de indiening
Het digitale dossier vereist dezelfde documenten als een papieren indiening: situatietekening, massa plan, beschrijvende nota, foto’s van de omgeving. Het verschil zit in het formaat. De bestanden moeten voldoen aan gewicht- en resolutie-eisen, wat soms betekent dat bestaande plannen opnieuw moeten worden gescand.
Online huurbeheer: vergelijk de platforms voordat je je verbindt
Verschillende online diensten bieden aan om een huurwoning te beheren zonder tussenkomst van een traditionele makelaar. Hier vindt men de opstelling van de huurovereenkomst, de digitale inventaris, de incasso van huur en de automatische generatie van kwitanties.
De keuze van het platform hangt af van het aantal eigendommen en het gewenste niveau van ondersteuning. Sommige tools beperken zich tot de verbinding tussen eigenaar en huurder, terwijl andere de volledige cyclus dekken, van de publicatie van de advertentie tot de fiscale verklaring.
- Centralisatie van huur dossiers: controle van de bewijsstukken, scoring van de aanvragen, conforme archivering
- Automatische generatie van documenten (huurovereenkomst, kwitantie, regularisatie van kosten) met wettelijke updates
- Specifieke verhuurdersruimte op de website van de CAF voor eigenaren wiens huurders huurtoeslag ontvangen
Netwerk van agentschappen of autonome tool
Een netwerk van vastgoedagentschappen biedt een lokale contactpersoon, nuttig wanneer er een materieel probleem in de woning optreedt. Een autonome platform is goedkoper, maar veronderstelt dat de eigenaar zelf de terreininterventies beheert. Voor een goed dat ver van zijn woning ligt, blijft de combinatie van een online tool en een lokaal vakman die van tevoren is geïdentificeerd de meest realistische configuratie.
De dematerialisatie van vastgoeddiensten elimineert niet alle verplichtingen, maar vermindert het aantal verplaatsingen en de verwerkingstijden voor reguliere administratieve procedures. Tussen de bezettingsverklaring op impots.gouv, de online indiening van bouwvergunningen en het gedematerialiseerde huurbeheer kan een eigenaar het merendeel van zijn verplichtingen vanaf één werkstation beheren.
De volgende deadline om in de gaten te houden is de verplichte elektronische facturatie voor verhuurders van gemeubileerde woningen, die een keuze van tool vereist vóór september 2026.