MyPeopleDoc is gebaseerd op een digitale kluisarchitectuur in juridische zin, omkaderd door wet nr. 2016-1321 en artikel L.137 van de Post- en Elektronische Communicatiewet. De verbinding met uw account opent een bewijsleverend archiveringssysteem dat voldoet aan de norm AFNOR NF Z42-020, waarbij elke sessie wordt geregistreerd om de integriteit van de opgeslagen documenten te waarborgen. Het begrijpen van dit technische kader verandert de manier waarop we toegangproblemen benaderen.
Norm NF Z42-020 en traceerbaarheid van MyPeopleDoc-verbindingen
De norm NF Z42-020 stelt specifieke eisen aan integriteit, traceerbaarheid en teruggave van gearchiveerde documenten. Elke verbinding met MyPeopleDoc genereert een invoer in een tijdgestempeld toegangslogboek. Dit mechanisme is niet onbelangrijk: het draagt rechtstreeks bij aan de bewijswaarde van uw loonstroken en contracten die in de kluis zijn opgeslagen.
In de praktijk betekent dit dat de toegangslogboeken deel uitmaken van het wettelijke archiveringsmechanisme. Een mislukte toegang, een poging tot reset of een wijziging van het e-mailadres laat een spoor achter. We raden aan om niet onnodig meerdere mislukte inlogpogingen te doen, omdat bepaalde beveiligingsinstellingen het account tijdelijk kunnen vergrendelen na meerdere opeenvolgende mislukkingen.
Voor werknemers die de procedure voor verbinding met mijn MyPeopleDoc-account willen verdiepen, blijft het vertrekpunt systematisch het e-mailadres dat bij de initiële activatie door de werkgever is gebruikt.
Activatie via werkgeversuitnodiging: een vaak verkeerd begrepen vereiste
In tegenstelling tot de meeste online diensten, is het onmogelijk om zelfstandig een MyPeopleDoc-account aan te maken. De opening van de kluis gaat verplicht via een uitnodiging die door de werkgever (of de aangestelde HR-dienstverlener) is verzonden. Zonder deze uitnodiging blijft de pagina voor het aanmaken van een account ontoegankelijk.
Deze werkwijze creëert vaak verwarring. Een werknemer die van bedrijf verandert en probeert opnieuw in te loggen met zijn oude inloggegevens kan tegen een blokkade aanlopen. De persoonlijke kluis blijft toegankelijk na vertrek, maar het gebruikte e-mailadres moet overeenkomen met het adres dat op het moment van activatie is geregistreerd.
Controleer het activerings-e-mailadres
De klassieke val: de werkgever heeft het account geactiveerd met het professionele e-mailadres van de werknemer. Na vertrek wordt dit adres aan de bedrijfszijde gedeactiveerd. De werknemer verliest dan de toegang tot de link voor het opnieuw instellen van het wachtwoord, aangezien de herstelmail op een inbox aankomt die hij niet meer controleert.
We raden aan om het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld te controleren en te wijzigen vóór elke functiewijziging of vertrek uit het bedrijf. Deze handeling kan in de accountinstellingen, sectie “Persoonlijke informatie”, worden uitgevoerd. Overschakelen naar een persoonlijk adres garandeert de continuïteit van de toegang tot de kluis.
Oplossing voor MyPeopleDoc inlogblokkades
De meeste inlogmislukkingen zijn te herleiden tot drie identificeerbare oorzaken. We classificeren ze op aflopende frequentie.
- Vergeten of verlopen wachtwoord: de reset kan worden uitgevoerd vanaf de inlogpagina mypeopledoc.com via de link “Wachtwoord vergeten”. De resetmail komt aan op het adres dat in het account is geregistreerd, niet noodzakelijkerwijs het huidige professionele adres.
- Onbekend e-mailadres in het systeem: als de activatie is gedaan met een professioneel e-mailadres dat inmiddels is gedeactiveerd, moet u contact opnemen met de Novapost-ondersteuning (ex-PeopleDoc) om de kluis aan een nieuw adres te koppelen. De HR-dienst van de voormalige werkgever kan ook ingrijpen.
- Account vergrendeld na meerdere pogingen: er geldt een wachttijd voordat u opnieuw kunt proberen. Het forceren van de verbinding in een lus verlengt alleen deze wachttijd. Wacht ongeveer dertig minuten voordat u een nieuwe poging doet; dit is de meest effectieve methode.
De specifieke zaak van het koppelen van accounts
Een werknemer kan in de loop van zijn carrière meerdere MyPeopleDoc-accounts accumuleren, één per werkgever die de dienst heeft geactiveerd. De functionaliteit voor het koppelen van accounts maakt het mogelijk om deze kluizen onder één e-mailadres en één wachtwoord te groeperen.
Deze handeling kan worden uitgevoerd vanuit de instellingen van het hoofdaccount. Het vereist toegang tot de e-mailadressen die aan elk secundair account zijn gekoppeld. Zodra de koppeling is gemaakt, worden alle documenten (loonstroken, attesten, contracten) toegankelijk vanaf één toegangspunt.
MyPeopleDoc mobiele applicatie: toegang en beperkingen
De mobiele applicatie biedt dezelfde consultatiefuncties als de webversie. De verbinding maakt gebruik van dezelfde inloggegevens (e-mailadres en wachtwoord). Er is geen apart account nodig.
Een technisch punt om op te merken: de applicatie biedt geen native biometrische verbinding op alle apparaten. Het invoeren van het wachtwoord blijft de belangrijkste authenticatiemethode. Als uw mobiele wachtwoordbeheerder automatische invulling ondersteunt, raden we aan dit in te schakelen om herhaalde invoerfouten die tot vergrendeling leiden te voorkomen.
Het downloaden van documenten werkt anders afhankelijk van het besturingssysteem. Op iOS worden PDF-bestanden geopend in de ingebouwde lezer en kunnen ze worden geëxporteerd naar de Bestanden-app. Op Android vindt de download plaats in de standaardmap van de browser of applicatie.
Bereid uw account voor op een verandering van werkgever
De MyPeopleDoc-kluis behoort toe aan de werknemer, niet aan het bedrijf. Na vertrek blijft de toegang tot de reeds opgeslagen documenten actief. De nieuwe werkgever, als hij ook PeopleDoc gebruikt, zal een nieuwe uitnodiging sturen die aan het bestaande account kan worden gekoppeld via de accountkoppeling.
- Vervang het professionele e-mailadres door een persoonlijk adres in de accountinstellingen, idealiter enkele weken voor het daadwerkelijke vertrek.
- Download een lokale kopie van gevoelige documenten (laatste loonstrook, werkgeversattest, arbeidscertificaat) uit voorzorg.
- Controleer of het huidige wachtwoord goed is onthouden of opgeslagen in een wachtwoordbeheerder, aangezien het herstel afhankelijk zal zijn van het geregistreerde e-mailadres.
De overdraagbaarheid van de kluis blijft de sterke kant van het systeem. Zolang het herstel-e-mailadres geldig is, overleeft het account alle veranderingen van werkgever zonder verlies van documenten of onderbreking van toegang.